Onderhoudscontracten: ‘Wees duidelijk en blijf in gesprek’

‹ Terug naar overzicht
z Geplaatst op:

De winterperiode wordt vaak door hoveniers gebruikt om de onderhoudscontracten voor het nieuwe seizoen op te stellen. Veelal gaat het hierbij om het verlengen van bestaande contracten voor vaste onderhoudsklanten. Hoe moet een hovenier dit aanpakken? En waar moet hij specifiek op letten als je deze plannen opstelt?

In de koudere maanden van het jaar is er doorgaans minder werk voor hoveniers. Een mooi moment om administratieve zaken op te pakken. Maar ook om onderhoudscontracten op te stellen en te verlengen. Het lijkt misschien een kwestie van bestaande afspraken kopiëren en plakken, maar in de praktijk komt daar volgens Richard Maaskant van branchevereniging VHG meer bij kijken. Wie het schrijven van onderhoudsplannen geen serieuze aandacht geeft, kan daar uiteindelijk financieel flink bij inschieten, zo geeft hij aan. “Natuurlijk zijn er genoeg bedrijven die hun onderhoudscontracten prima op orde hebben en daar ook voldoende tijd en aandacht insteken. Maar met enige regelmaat stellen wij vast dat de invulling van onderhoudscontracten wel degelijk beter kan en wij stellen ook met enige regelmaat vast dat hoveniers werken op basis van gedateerde afspraken. Daarom adviseren wij ondernemers hier graag bij vanuit onze Ondernemershelpdesk.”

Onderhoudscontracten nog actueel?

Als het gaat om afspraken met bestaande klanten is het volgens Maaskant belangrijk om goed naar de inhoud van het contract te kijken. “Komt wat je eerder hebt afgesproken nog wel overeen met de werkelijkheid? Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat een onderhoudscontract tien jaar geleden is opgesteld en dat de werkzaamheden die daarin omschreven zijn niet meer actueel zijn. Er kunnen in de tussentijd aanpassingen zijn gedaan aan de tuin, waardoor er veel meer planten onderhouden moeten worden. Kijk daar dus goed naar, zodat je niet heel veel meerwerk hebt tegen hetzelfde tarief.”

Een ander punt waar Maaskant hoveniers op wil wijzen, is om goed te kijken naar de wijze waarop werkzaamheden in een onderhoudscontract worden omschreven. “Zorg ervoor dat je altijd duidelijk bent. Enkel vermelden ‘heesters snoeien’ is niet voldoende en kan tot verkeerde verwachtingen leiden. Omschrijf daarom om hoeveel heesters het gaat, wat je onder snoeien verstaat, hoe vaak je dat doet en wanneer je dat doet. Dan weten beide partijen waar zij aan toe zijn.”

Het is volgens Maaskant iets om rekening mee te houden bij het aangaan van een nieuw contract, maar ook bij bestaande contracten moet je als hovenier kritisch blijven kijken naar de aard van de werkzaamheden en de frequentie ervan, meent hij. “Check dus of de werkzaamheden goed omschreven  staan en of die bovendien nog bij de tijd passen. Is dat niet het geval, pas dat dan in overleg met de klant aan.”

Stap in de auto en ga langs

Persoonlijk contact is ook een punt van aandacht, stipt Maaskant aan. Veel hoveniers hebben een jarenlange relatie met klanten. “Op basis daarvan moet je ook met elkaar in gesprek blijven, zodat je na verloop van tijd een professionaliseringsslag kunt maken. Wensen veranderen, maar de manier van werken bij hoveniers ook.” Zo moeten hoveniers  bijvoorbeeld investeren in machines en veranderen methodes onder in vloed van wetgeving. Die kosten moeten zij op termijn kunnen doorberekenen. “Daarom kun je een contract niet tot in lengte van dagen hetzelfde houden. Maak dat bespreekbaar.” Sowieso is het volgens Maaskant aan te raden om af en toe in de auto te stappen en de klant op te zoeken. “Je kunt dan ter plekke de situatie inventariseren. Misschien is er op bepaalde punten wel sprake van achterstallig onderhoud omdat die punten toentertijd niet in het contract zijn opgenomen. Door langs te gaan bij de klant kun je dat soort dingen signaleren en kun je eventueel aanvullende voorstellen doen voor extra werk.”

Indexering tarieven

En dan is er nog het tarief. Maaskant signaleert dat de tarieven in de hoveniersbranche te vaak niet worden geïndexeerd. Daardoor is het kostenplaatje niet realistisch in relatie tot de verrichte werkzaamheden. “We zien dat hoveniers worstelen met het aanpassen van hun tarieven uit angst om klanten kwijt te raken. Maar je moet jezelf ook niet tekortdoen. Het is heel normaal om het tarief stapsgewijs procentueel te verhogen, zodat je uiteindelijk betaald krijgt voor het werk dat je doet. Vertrouw op de goede relatie die je met jouw klant hebt. Opdrachtgevers hechten zelf vaak ook veel waarde aan die relatie en stappen echt niet zomaar op. Maar wees wel open en transparant. Door bij een klant langs te gaan en veranderingen in het contract toe te lichten en een goed verhaal te vertellen, zul je in de meeste gevallen waardering terugkrijgen.”

Franklin van Fessem van Lex van Wijk Hoveniers uit Zoetermeer herkent dat. Volgens Van Fessem is het belangrijk om met je klanten in gesprek te blijven en duidelijkheid te geven. “Het opstellen en aanpassen van onderhoudscontracten is iets waar we altijd even goed voor gaan zitten. Het einde van het jaar, als de telefoon iets minder vaak overgaat, is daarvoor wel een goed moment. We inventariseren dan onder andere de uren die we in het afgelopen jaar hebben gemaakt. Als we tegen gekke dingen aanlopen, kunnen we bij de klant aan de bel trekken of daar rekening mee houden voor het volgende jaar.”

Sowieso indexeert Lex van Wijk Hoveniers jaarlijks de prijs, zo laat Van Fessem weten. “We informeren onze klanten daarover door middel van een brief met tarieven en motiveren ook waarom de prijs verandert. Soms krijg je daar wel eens vragen over en hier en daar moet je wel eens wat schipperen, maar over het algemeen leidt dat niet tot problemen.”

Meer uren

Naast de jaarlijkse indexatie, moet je volgens Van Fessem ook oog houden voor eventuele veranderingen van de tuin of buitenruimte. “In sommige gevallen vormt dat een goede aanleiding om een contract weer eens aan te passen. Waar we bovendien tegenaan lopen, is dat we vrijwel geen chemische middelen meer mogen toepassen, waardoor onkruidbestrijding uitsluitend mechanisch wordt gedaan. Dat kost uiteindelijk meer uren dan gecalculeerd. Ook daarover gaan we het gesprek aan met klanten, die dat waarderen en daar ook begrip voor hebben.”

Van Fessem begrijpt best dat er collega’s zijn die het lastig vinden om prijsverhogingen door te voeren uit angst om klanten kwijt te raken. “Je kunt het ook niet doen, maar dan ga je wel ieder jaar minder verdienen. Daarom maken wij het liever bespreekbaar. En een enkele keer is het dan beter om afscheid te nemen van een klant, dan dat je er als bedrijf bij inschiet.”

Jacco Strating

Dit artikel is verschenen in Hoveniersvak 4 2019. Niet ontvangen? Klik dan HIER.