‘Software is een middel, geen doel op zich’

‹ Terug naar overzicht
z Geplaatst op:

Een hovenier wil niet uren achter de computer doorbrengen. Toch hoort het erbij: een gedegen administratie voeren, strakke planning maken, offertes en facturen uitwerken. Om dit soort klusjes te vergemakkelijken, zijn er tegenwoordig talloze bedrijven die handige softwarepakketten bieden, speciaal toegerust op de werkzaamheden van hoveniers. Hoe maak de hovenier de keuze voor een pakket waar hij het meeste rendement uithaalt?

Een softwarepakket dat je als hovenier kunt gebruiken voor het maken van calculaties, offertes en facturen. Maar ook voor databases met duizenden planten en foto’s, waaruit je planten kunt selecteren en vervolgens automatisch als bestellijst aan de leverancier kunt doorgeven. En urenregistratie, klant- en projectadministratie. Het is allemaal met slimme software te beheren, die speciaal is toegespitst op het groenvak. Er zijn talloze aanbieders van dergelijke softwarepakketten op de markt. Hoe maak je als hovenier dan een keuze welk pakket voor jouw bedrijf geschikt is? Richard Maaskant, hoofd Ondernemershelpdesk van de VHG, adviseert ondernemers eerst vast te stellen voor welke werkprocessen zij gebruik wensen te maken van software. “Denk aan ontwerpen, begroten, offreren, nacalculeren, facturatie, relatiebeheer, urenregistratie, planning en financiële administratie. Belangrijk daarbij is ook te bepalen waarin aan te schaffen software minimaal dient te voorzien. Probeer hierbij ook wat vooruit te denken: kijk niet alleen naar wat je nú nodig hebt, maar ook wat wenselijk is met het oog op de toekomst, als je bedrijf mogelijk groter is gegroeid.”

‘Gun jezelf de tijd om te leren’

Software

Richard Maaskant: “Een goede toepassing van softwarepakketten levert substantieel tijdwinst op.”

Volgens Maaskant zijn dergelijke softwarepakketten niet alleen voor grote bedrijven interessant. “Het gebruik van handige software kan ook van toegevoegde waarde zijn voor zelfstandigen zonder personeel. Ik zeg altijd: software is een middel, geen doel op zich. Ondernemers onderschatten vaak de tijd die het kost om het gebruik van software eigen te maken en te voorzien van bedrijfsspecifieke data. Schaf je een dergelijk pakket aan, geef jezelf en eventuele medewerkers dan de tijd en gelegenheid om te leren werken met de software. Uiteindelijk bespaart het tijd, maar dat vergt eerst nog wel de nodige aandacht.”

Werkprocessen verbinden

Een belangrijke eis die veel hoveniers zullen hebben, is dat het pakket eenvoudig in gebruik is. “Dat is nu net de kracht van de huidige softwarepakketten: de hoge mate van gebruiksgemak. Het is echt een punt waar veel softwareleverancier specifiek op investeren”, aldus Maaskant. Een ander sterk aspect dat hij noemt, is de wijze waarop verschillende werkprocessen met elkaar verbonden worden in de software. “Door bijvoorbeeld te werken met een ontwerpprogramma, waarin van diverse productleveranciers materiaal- en prijslijsten zijn opgenomen, kun je heel snel een begroting en offerte opmaken en verstrekken aan je opdrachtgever. Moet het ontwerp en de offerte worden aangepast, dan kan dat bij wijze van spreken met twee drukken op de knop. En wat te denken van mobiele urenregistratie ten behoeve van je projectadministratie en ook facturatie? In plaats van handmatig werkbonnen invoeren om vervolgens facturen op te maken, kan dat vandaag de dag nagenoeg volledig automatisch plaatsvinden.”

Uitbreiden met modules

Pieterroelof de Bruijn schafte direct bij de start van zijn bedrijf Buitenstyling uit Lopik een softwarepakket van ITG Software aan om zaken als offertes maken en factureren te vergemakkelijken. “We wilden het direct goed doen én ik kan niet werken met Excel. Daarom besloot ik te investeren in een softwarepakket. Er zijn veel aanbieders op de markt. Hoe ik uiteindelijk een keuze heb gemaakt? Heel simpel: ik ben me eerst gaan oriënteren op internet. Ook heb ik collega’s gevraagd naar hun ervaringen. Uiteindelijk kwam ik tot een lijstje van vijf verschillende aanbieders. Je merkt al gauw of een systeem bij je past.”

Software

Pieterroelof de Bruijn: “Door de vele mogelijkheden vind ik de prijs-kwaliteit-verhouding van het sofwarepakket heel goed.”

Voor De Bruijn gaf de doorslag dat de aanbieder van zijn keuze de mogelijkheid bood om het pakket met modules uit te breiden. “We hebben eerst het calculatie- en facturatiepakket gekocht. Er zijn talloze modules die je later kunt aanschaffen; zo is het softwarepakket als het ware met ons bedrijf mee gegroeid.” Ook gebruiksgemak was een belangrijke eis van de hovenier, belangrijker nog dan de prijs van het pakket. “Als je langzaam uitbreidt met modules, leer je vanzelf met het systeem werken. Iedere module lijkt qua opzet op de vorige, waardoor je er eenvoudig wegwijs in wordt. Zo ben ik erg blij met de handige groenbank: een bestand waar standaard al duizenden planten in staan en daarbij ook nog eens veel kwalitatief goede foto’s. Aan de hand daarvan maak ik een beplantingsplan, kan ik de bestellijst uitdraaien en doorsturen naar mijn leveranciers. Ik kan ook mijn prijzen in het systeem kwijt, wat heel handig is bij het maken van offertes.”

De Bruijn schafte als laatste de planningsmodule aan. “Eerst deed ik alles uit mijn hoofd. Maar dit werkt heel overzichtelijk. Alle uren van de medewerkers zitten erin verwerkt, het klopt gewoon.” Hier klinkt een tevreden gebruiker? “Jazeker! Juist door de vele mogelijkheden vind ik de prijskwaliteitverhouding van het pakket heel goed. Als je eenmaal voor een bepaald systeem kiest, dan blijf je daar vervolgens ook bij.”

Persoonlijke keuze

Dick Bothof – eigenaar van KernGroen uit Bennekom – gebruikt daarentegen nog geen softwarepakket voor zaken als facturering en planning. “Ik doe alles in Excel: elke offerte is immers in basis hetzelfde, zo moeilijk is het niet om die op te stellen. Daarnaast maak ik een paar honderd facturen per jaar; het zijn er geen 10.000. En de plantlijsten stuur ik per e-mail naar de leverancier, die bestelling gaat ook niet via een softwaresysteem.” Bothof zegt niet dat hij het gebruik van een softwarepakket afraadt. “Ik heb het nog nooit geprobeerd, maar ik vind de manier waarop ik nu werk niet onhandig. Ik werk met plezier in Excel. Daarom heb ik niet de behoefte om dat te veranderen. Het gaat me niet om de kosten, maar ik vind het gewoonweg niet nodig. Ik denk dat het een persoonlijke keuze is.”

Overzicht houden
Software

Dick Bothof (geheel links) met zijn team: “Maken meerdere mensen de planning: ja, dan kan ik me voorstellen dat je via een systeem werkt.” Foto: Marcella Bomas, Odijk

Bij KernGroen werken zo’n twintig mensen; Bothof kan zich voorstellen dat een softwarepakket voor zaken als facturatie en planning wél handig is bij veel grotere bedrijven. “Werk je in een organisatie waar meerdere mensen de planning maken, of is het nodig dat de één de planning maakt en anderen daarin aanpassingen moeten kunnen doen: ja, dan kan ik me voorstellen dat je via een systeem werkt. Dan log je bij elkaar in en kun je het werk van de ander eenvoudig overnemen, bijvoorbeeld bij ziekte. Dat is totaal niet aan de orde bij mij. Ik ben in mijn bedrijf de enige die offertes en facturen maakt en de planning doet. Daardoor heb en houd ik het overzicht.”

Tijd besparen

Ook Richard Maaskant van de VHG kent diverse hoveniers die net als Bothof de voorkeur geven aan Excel. “Dat kan prima, afhankelijk van de bedrijfsomvang en voor welke taken deze software gebruikt wordt. Nadeel ten opzichte van andere softwarepakketten is dat Excel zijn beperkingen heeft, vooral wat betreft koppelingen met andere systemen. We zien regelmatig dat dezelfde gegevens meerdere malen ingevoerd moeten worden voor verschillende doeleinden. Met de softwarepakketten die vandaag de dag op de markt worden gebracht, is dat niet tot nauwelijks het geval en bespaar je uiteindelijk tijd. Ik ben ervan overtuigd dat iedere ondernemer kan leren werken met deze software, maar je moet daar dan wel voor open staan. Een goede toepassing van softwarepakketten levert substantieel tijdwinst op en is daardoor zeker een waardevolle investering in je bedrijf.”

Daphne Doemges

Wegwijs in softwarepakketten

De VHG ondersteunt ondernemers die vragen hebben op het gebied van automatisering en software. Richard Maaskant: “We gaan in gesprek met ondernemers om eerst hun informatiebehoefte te bespreken. Welke werkprocessen wil een ondernemer digitaliseren en met welk doel? Daarbij helpen we de hovenier door de juiste vragen te stellen. Met name om de ondernemer een beeld te geven van wat hij wel of juist niet nodig heeft. Ook maken we een ondernemer bewust van zijn eigen taak om goed onderzoek vooraf te doen, om zo teleurstellingen te voorkomen. Aansluitend informeren we een ondernemer over softwarepakketten die in de groene sector worden gebruikt. En we kunnen hem in contact brengen met vertegenwoordigers van verschillende softwareleveranciers of met collega’s, die al ervaring hebben met bepaalde software.”

Dit artikel is verschenen in Hoveniersvak 2 2019. Niet ontvangen? Klik dan HIER.